Asistente de Recepción

Descripción de la empresa

Sumergido en las exuberantes montañas de Pérez Zeledón, al sur de Costa Rica, Hacienda AltaGracia, Auberge Collection es un refugio para quienes buscan bienestar total y aventura desenfrenada. Ubicado entre 73 hectáreas de ondulantes colinas y un indómito bosque tropical, la propiedad ofrece 50 espaciosas casitas estilo hacienda con pintorescas vistas y una experiencia de vida interior y exterior. Ubicado junto a una de las cinco "Zonas Azules" del mundo, donde los lugareños viven hasta más de 100 años. El resort inspira al bienestar en Casa de Agua, su amplio spa, que ofrece un enfoque holístico profundamente arraigado en la madre naturaleza. Las comodidades incluyen una finca de café, una piscina con vistas panorámicas, establos para caballos, un huerto orgánico creado por el chef y un mariposario. El resort alberga varios restaurantes exclusivos, como Grano, el restaurante insignia de Hacienda AltaGracia; Cienfuegos, una experiencia gastronómica semanal con parrillada y espectáculo ecuestre; Picoteo, el restaurante junto a la piscina del resort; Las Brisas, un tranquilo bar estilo rancho, y Mercado, una cafetería. La programación y el enfoque personalizado de Hacienda AltaGracia distinguen la experiencia del huésped con itinerarios y servicio personalizados. Todos los huéspedes son atendidos por un Compa dedicado, quién es enlace y diseñador de experiencias, desempeñando un papel fundamental en la estadía.

Para más información: auberge.com/altagracia

Sigue a Hacienda AltaGracia en Facebook e Instagram @AltaGraciaAuberge

Descripción del empleo

Asiste a las distintas áreas de Recepción en sus labores (Retail, Operador, Valet, Compa, Compa Mercado, Auditoría nocturna, Kids Club, Niñera). Respondiendo y atendiendo a todas las solicitudes de manera rápida, amable y apegada a las políticas de Auberge Collection. Dando seguimiento a todas las solicitudes sean internas o externas, para cumplir con las expectativas de los huéspedes y miembros del equipo. Siendo un enlace en el departamento para apoyar todas las áreas del mismo.

Garantiza que la experiencia de los huéspedes cumpla o supere todos los estándares de calidad y servicio de Hacienda Altagracia, dando soporte al área de operador / Mercado / Kids Club - Niñera / Valet / Auditoría Nocturna / Compa Mercado / Mercado. Esto incluye pero no se limita a; 

• Responde a todas las llamadas entrantes en menos de tres timbres con un comportamiento profesional  y amable siguiendo la calidad de las llamadas de Auberge Collection y de Hacienda AltaGracia.
• Realiza las llamadas para despertar a los huéspedes con su debido estándar y excelencia. 
• Revisa correo de la auditoría nocturna y le da seguimiento, esto en caso de que sea un tema relacionado al operador o de necesidad inmediata.
• Escribe los mensajes de llegadas y salidas para posteriormente enviarlos a los grupos específicos en el momento que sea necesario. 
• Está atento al radio del operador, en caso que algún compañero necesite información, así mismo pedirles a los compañeros que nos ayuden con las solicitudes de los huéspedes (pick ups, temperatura de la piscina, etc).
• Crea una hoja de cálculo nueva para solicitudes de cada día y coloca la fecha correspondiente (IRD, pick ups, etc).
• Realiza revisión general de AKIA para validar la información del turno anterior y da seguimiento ante cualquier reporte registrado, informa de inmediato al supervisor o Compas ante algún seguimiento pendiente.
• Responde AKIA dentro de los primeros 4 minutos, da seguimiento e informa el pendiente a los Compas si es necesario.
• Imprime “Daily Rally” y Memo, los cuales deben ponerse en el escritorio antes de las 8:00 am. 
• Está atento a todos los correos que ingresan y les da seguimiento. Informa su contenido en caso de que sea necesario. 
• Revisa correo del turno anterior, reservaciones de Relaxury, Private Flights, Aventura, The Well (River Bath), ATV, Sapoa, Culinary Workshops, Tours Externos para ingresar información al memo. 
• Escribe los nombres de los Compas en la parte de “CONCIERGE” en las respectivas reservas de Opera. 
• Escribe los números de las casitas en los respectivos chats de AKIA.  
• Audita la pizarra de operadores, la cual debe estar 100% actualizada.
• Termina, verifica y modifica el memo del día siguiente cuantas veces sea necesario al día para mantener siempre la información actualizada. 
• Confirma con Housekeeping, durante el turno PM, las casitas disponibles para inspección para el día siguiente y agrega estas en el memo.
• Envía todos los perfiles del día siguiente al grupo de Whatsapp durante el turno p.m. 
• Está pendiente del proceso de entradas y salidas por medio de los diferentes grupos de Whatsapp de ALG con las compañías de vuelos para darle el respectivo seguimiento a los mensajes por WhatsApp.
• Está pendiente de los transportes aéreos y terrestres. En caso de alguna irregularidad procede y notifica al departamento indicado, y de ser necesario da seguimiento con los líderes del departamento.
• Responde con la mayor prontitud los correos que queden pendientes.
• Está siempre atento a las llamadas que ingresen por la central y brinda un servicio de excelente calidad, transfiere las llamadas a los departamentos correctos, no sin antes solicitar la información necesaria (preguntar al huésped si le permite poner en espera la llamada).
• Revisa los requerimientos especiales en OPERA (amenidades, actividades, transportes, etc) de los huéspedes del día actual y de 2 días a futuro con el fin de cerciorarse que esté programado y confirmado por los responsables de la logística.   
• Llena reporte de operador, asegurándose que esté actualizado.
• Realiza y envía mensajes de invitaciones de actividades del día o del siguiente día por medio de AKIA. 
• Hace el “Daily Rally” y lo envía en el turno de la noche al grupo de Recepción.
• Envía memo del día siguiente a las 3:30 p.m y a las 7:30 p.m. 
• Envía el Memo actualizado y revisado tanto a los grupos de Whatsapp como por correo junto al reporte de operador y el programa actual al finalizar el turno p.m.
• Toma órdenes de IRD y las comanda de manera correcta y detallada por Micros.
• Actúa como embajador del hotel proporcionando a los huéspedes cualquier reserva, información, servicios, atracciones de la zona, spa y reservas gastronómicas, según sea necesario.
• Se asegura de que todas las irregularidades y todas las discrepancias se registren en el sistema en el formato GLITCH, que sirve para reportar incidentes o situaciones de riesgo. 
• Organiza y mantiene en orden el mostrador de Mercado, asegurándose de que todos los artículos y suministros estén fácilmente disponibles y accesibles para agilizar los procedimientos de salida del departamento.
• Realiza inventarios de productos para mantener siempre el stock establecido por gerencia. 
• Entrega cierre de turno, con sus respectivos reportes y vouchers para su revisión. 
• Mantiene siempre y en todo momento el área de trabajo en impecables condiciones, ya que al ser un área de mucho tránsito de huéspedes requiere estar siempre en perfecto estado.
• Coordina con anticipación las actividades del calendario de kids club.
• Realiza el servicio de niñera cuando es requerido.
• Mantiene al día el calendario de servicios de niñera y de kids club.
• Toma las capacitaciones correspondientes de primeros auxilios y aplica los conocimientos en caso de emergencia con los niños.
• Realiza transporte de huéspedes internos y externos cuando es requerido.
• Asiste con la limpieza de los cruisers y land cruisers. 
• Asiste con equipaje.
• Asiste con los vehículos de los huéspedes. 
• Realiza auditoría de las cuentas, facturas, cierres de datáfono y de cajero. 
• Reporta discrepancias. 
• Realiza el ALG daily report.
• Organiza las facturas en el rack y para contabilidad.
• Revisa, audita y limpia el rack (tarjetas de registro, Smart Waivers, Respaldos de reservas.)
• Revisa que los perfiles de Opera estén completos.
• Envía por correo electrónico los distintos reportes de auditoría a los departamentos correspondientes.
• Está pendiente de Akia, teléfono, correos.
• Revisa que los cruisers estén cargando para ser utilizados a partir del turno a.m.
• Asiste con el memo, enviándolo a los chats correspondientes e imprime los necesarios para el turno a.m.
• Revisa las facturas de los huéspedes y se asegura que los folios estén correctos, con los descuentos y precios mencionados en las notas.
• Revisa los perfiles de Opera asegurándose que estén completos. 
• Realiza los cobros de cada casita en el momento de su salida o cuando el huésped lo solicite.
• Realiza los posteos de pagos y devoluciones recibidos por los distintos medios.
• Realiza las correcciones, anulaciones y reportes de posteos erróneos por otros departamentos.
• Da seguimiento a los correos, open folios, devoluciones, cobros, pagos que estén pendientes.
• Está pendiente de pedir y preparar el inventario de Palo Santo departure gift.
• Realiza la ceremonia del pataste.
• Prepara los “Sea Heart” cuando es requerido.
• Asiste al compa con los mensajes de Akia, correos electrónicos, llamadas, realizar “welcome notes”, tarjetas de registro, rooming, decoraciones, entre otros. 
• Asiste con información de experiencias para los huéspedes: verifica disponibilidad de experiencias, reporta y da seguimiento con los Compas de cada casita.

Requisitos

Requisitos indispensables:

• Un mínimo de 1 año como Agente de Servicio al Cliente o Agente Telefónico.
• Excelentes habilidades y conocimientos de servicio, etiqueta y protocolo.
• Conocimientos sólidos de informática.
• Graduado de escuela secundaria o equivalente.
• Capacidad de comunicación verbal y escrita en inglés.
• Capacidad de organización. 
• Capacidad para trabajar en equipo.

Información adicional

Auberge Collection es una cartera de extraordinarios hoteles, resorts, residencias y clubes privados. Aunque cada propiedad es única, todas comparten un enfoque artesanal del lujo y dan vida al alma del lugar a través de un diseño cautivador, una cocina y unos spas excepcionales, y un servicio amable pero discreto. Con hoteles y resorts en tres continentes, Auberge invita a sus huéspedes a crear historias inolvidables en algunos de los destinos más deseados del mundo. Visite aubergeresorts.com para obtener más información sobre nuestra colección. Síganos en Instagram, TikTok, Linkedin, Facebook y Pinterest: @AubergeResorts y #AlwaysAuberge.