Gerente de Grupos y Eventos

Descripción de la empresa

Donde la naturaleza acuna el alma e inspira nuevas aventuras.

Un escape para aquellos que buscan bienestar total, aventura desenfrenada y edificación de la cultura. El equilibrio en Hacienda AltaGracia se funda con la creencia de que el bienestar total proviene de poder moverse rápido o lento. Este sereno complejo de 50 casitas cuenta con 180 acres llenos de cantos de pájaros, bosque tropical indómito, granja de café, establos equinos, jardines orgánicos y un centro de bienestar de uno de los proveedores de bienestar holístico líderes del mundo, The Well. 

Descripción del empleo

Nuestro Gerente de grupos, eventos y catering supervisa y coordina diversos aspectos de los eventos especiales en la Hacienda, incluyendo grupos, llamadas telefónicas, reuniones corporativas, inspecciones de sitios, redacción de propuestas, planificación con otros departamentos y trabajo con proveedores externos. Da seguimiento de todos los contratos grupales, reuniones internas y con clientes, asegurándose de los resultados y encuestas posteriores al evento. El éxito en esta función requerirá una mentalidad innovadora, un seguimiento sólido y la voluntad de hacer que las cosas sucedan. El puesto debe reforzar vínculos efectivos con todos los miembros del equipo y proveedores de Auberge Resorts Collection.

• Respalda la estrategia de servicio y relaciones del resort, impulsando la lealtad del cliente a través de la excelencia en el servicio.

• Diseña, planifica y ejecuta eventos, incluyendo: bodas, reuniones corporativas, fiestas, o cualquier evento especial que se realice en la Hacienda.

• Trabaja en conjunto con los departamentos de operaciones y cocina para garantizar que los eventos se preparen y ejecuten correctamente.

• Gestiona los servicios de "catering" para eventos, garantizando comida y servicio de alta calidad para los huéspedes.

• Interactúa con los clientes para comprender sus necesidades, preferencias y requisitos específicos de eventos.

• Colabora con proveedores, como floristas, decoradores, músicos y proveedores de equipos, para garantizar el funcionamiento fluido de los eventos.

• Desarrolla relaciones fuertes con todo el equipo para asegurarse de trabajar en unidad, tratando de alcanzar las mismas metas.

• Maneja la logística, incluido los montajes del lugar, la disposición del equipo y los cronogramas para una ejecución fluida del evento.

• Aborda cualquier problema o desafío que surja durante los eventos, asegurando soluciones rápidas y efectivas.

• Genera informes sobre el estado del departamento.

• Ingresa y actualiza información en Delphi, creación de BEO, bloques de habitaciones, actualizaciones de estado, detalles de F&B y todos los demás detalles.

• Envía informes de ritmo de grupo cada semana y trabaja en conjunto con su reporte directo para garantizar que los datos estén actualizados antes de la reunión de ingresos.

• Detalla las agendas de los grupos y retiros próximos en la hacienda. 

• Mantiene los sistemas de archivos y la base de datos del registro de los grupos.

• Mantiene las relaciones con los clientes y la satisfacción de los mismos.

• Facilita la visitas y recorridos en nuestra propiedad, y trabaja en estrecha colaboración con los equipos de operación para promocionar la Hacienda. 

• Diseña materiales impresos y publicaciones, como presentaciones, menús de banquetes, guías de actividades de temporada, etc.

• Respalda la comunicación departamental y hotelera efectiva mediante el uso de teléfonos, correo de voz, radios, correspondencia escrita y comunicación verbal.

• Se familiariza con todos los servicios/características del hotel y las atracciones/actividades locales para responder de manera efectiva a cualquier consulta de los huéspedes.

• Construye y mantiene una reputación profesional impecable en nombre de las propiedades y de Auberge Resorts Collection (ARC) todo el tiempo.

• Sirve como representante de la marca Auberge, asegurándose de que todo el contenido y los materiales se alineen con el posicionamiento de la empresa y los estatutos de identidad de propiedad del resort.

• Establece una relación y trabaja en estrecha colaboración con colegas de cada propiedad, comités ejecutivos de cada resort y marketing corporativo ARC.

• Debe poder practicar la cultura de Auberge Resort Collection y promover con orgullo un ambiente de trabajo basado en ella.

• Confidencialidad, no comparte información privada de Hacienda AltaGracia (datos de huéspedes, compañía, etc). 

• Sigue, vive y transmite  los valores ENRICH de Auberge Resort Collection.

• Participa y se involucra en todas las actividades de la Hacienda y de staff (como por ejemplo: siembra de plantas, limpieza de senderos, limpieza de áreas de colaboradores, segregación de desechos, actividad de reciclaje por mencionar algunos).

• Todas las demás tareas que se le asigne, según sea permitido y legalmente válido.

Requisitos

• 1-3 años de experiencia en la industria de viajes/hotelería de lujo.

• Fuertes habilidades de escritura y capacidad para comunicarse en inglés y español.

• Actitud proactiva y capacidad para trabajar de forma independiente, realizar múltiples tareas y resolver problemas con gran atención al detalle.

• Se requieren conocimientos informáticos en aplicaciones propias del área.

• Capacidad de promoción de Hacienda AltaGracia como destino turístico único.

• Altamente confiable y responsable.

Información adicional

• Experiencia previa en cadenas de hoteles de lujo

• Experiencia previa como Supervisor o  Assistant Manager.

• Conocimiento en F&B y habilidades contables en el mercado de lujo.